Veilig vertrouwelijke gegevens uitwisselen binnen de medische technologiebranche

Münchener Medizin Mechanik GmbH verbetert samenwerking binnen projectteams met het platform voor bestandsuitwisseling en externe samenwerking PROOM

Karlsruhe, 07. maart 2019. Münchener Medizin Mechanik GmbH uit Planegg bij München heeft PROOM geïntroduceerd om documenten uit te wisselen en de samenwerking met externe partijen te verbeteren. MMM Group is een totaalaanbieder van maatoplossingen op het gebied van sterilisatie en desinfectie voor ziekenhuizen, laboratoria, industriële dienstverleners en de industrie. De internationale onderneming heeft ca. 1100 medewerkers en behoort sinds 1954 wereldwijd tot de meest vooraanstaande systeemaanbieders binnen de gezondheidssector.

MMM gebuikt PROOM als SaaS-oplossing om vertrouwelijke documenten uit te wisselen en de samenwerking met externe partijen te vereenvoudigen. PROOM is verkrijgbaar als SaaS-model, maar kan ook op de eigen server draaien. Vanwege de hoge beschikbaarheid en de eenvoudige implementatie in de bestaande IT-infrastructuur viel de keuze uiteindelijk op de cloudoplossing. Het centrale platform heeft de samenwerking binnen projecten naar een hoger niveau getild. Met name wat het efficiënt en veilig uitwisselen van vertrouwelijke documenten betreft, ziet de onderneming een duidelijke verbetering. Voor de introductie van het virtuele uitwisselingsplatform gebruikten projectteams ook al een cloudoplossing voor het uitwisselen van documenten en gegevens. Bij deze filesharingoplossing konden echter maar beperkt toegangsrechten worden verleend. In plaats van alleen de veranderde gegevens bij te werken, moest elke keer het hele bestand worden gesynchroniseerd.

MMM wilde graag één centraal platform met één centrale database waarop zoveel mogelijk verschillende medewerkers en externe partijen informatie kunnen uitwisselen, maar wel zo dat MMM-medewerkers ongehinderd toegang tot relevante documenten hebben, zonder dat externe personen alles kunnen zien. PROOM maakt dit mogelijk met virtuele projectruimtes, waarin gebruikers documenten kunnen uitwisselen, bewerken en van versienummers kunnen voorzien. Zo is iedereen op de hoogte van de actuele status van een document en van eventueel nog openstaande vragen. „Als je van tevoren al een duidelijke structuur hebt om ruimtes en mappen aan te maken en rechten toe te kennen, is PROOM de tool bij uitstek.”, vertelt Thomas Weinberg (IT, Münchener Medizin Mechanik GmbH). „Het grootste voordeel van deze oplossing is dat alle bestanden die nodig zijn voor de samenwerking met externe partijen op één platform beschikbaar kunnen worden gesteld, zonder dat dit problemen oplevert bij het verlenen van toegangsrechten. Vroeger moesten we gegevens op verschillende locaties opslaan, om te voorkomen dat iedereen alles kon zien.”

MMM wilde PROOM in eerste instantie alleen voor één specifieke afdeling implementeren die regelmatig intern en extern documenten uitwisselt en daarvoor toegangsrechten moet kunnen beheren. Het systeem bewees zijn nut echter zo snel dat het ook in andere afdelingen werd geïntroduceerd. De gebruikersacceptatie is bijzonder hoog en ook IT is positief over het platform. Met PROOM behoren alle vroegere problemen bij de samenwerking nu definitief tot het verleden. En de IT-afdeling hoeft duidelijk minder onderhoud te plegen.

Met PROOM via virtuele projectruimtes effectief samenwerken en gecontroleerd documenten uitwisselen