DMStec

Een belangrijk voordeel van PRO.FILE als Product Data Backbone is dat het veel meer DMS-functies heeft dan normale PDM-systemen. En anders dan ‚gewone‘ DMS kan PRO.FILE complexe technische systemen weergeven, bijvoorbeeld in de machine- en installatiebouw, de chemische industrie, de energiesector en andere technische branches. PRO.FILE legt informatie vast in structuren die als basis dienen voor proces- en projectmanagementprocessen. Documentbeheersystemen van dit type, worden ook wel DMStec genoemd.

5.1 Documentmanagement

Documenten beheersen is een grote uitdaging voor de machinebouw. Een geschikt documentmanagementsysteem (DMS) moet niet alleen bedrijfsprocessen ondersteunen die over de grenzen van afdelingen en functies heen lopen, maar ook documenten beheersen die op projectbasis tot stand komen. Concreet betekent dit dat een DMS documenten uit verschillende afdelingen en werkgebieden moet kunnen bundelen en specifieke functionaliteit moet bezitten om deze documenten compleet en up-to-date te houden.

De Duitse vereniging voor machine- en installatiebouw VDMA (Verband Deutscher Maschinen- und Anlagenbau) heeft een leidraad opgesteld die hulp biedt bij het kiezen, implementeren en gebruiken van documentmanagementsystemen. Deze bevat beschrijvingen van de standaardfuncties van een documentbeheersysteem en geeft tips over het afbakenen of integreren van DMS met andere IT-oplossingen, zoals CAD-, ERP- en redactiesystemen.

Net als andere branches heeft ook de machine- en installatiebouw met een groeiende informatiestroom te kampen. Een goede beheersing van al die gegevens en documenten is essentieel om kostenefficiënt te blijven. Documentmanagement is echter meer dan alleen documenten van treffende zoektermen voorzien en ze in een centraal archief opslaan. Om aan de speciale eisen van de branche te voldoen, moet een DMS de structuren kunnen weergeven, waarin documenten met elkaar verbonden zijn en over functionaliteit beschikken om deze documenten adequaat te beheersen.

Documentmanagement met een mappenstructuur

Veel bedrijven gebruiken nog steeds de mappenstructuur van Microsoft Windows om projectdocumentatie te beheersen. Er kleven echter allerlei nadelen aan deze klassieke manier van archiveren. Op de eerste plaats moeten de structuren handmatig worden opgebouwd en beheerd. Dit kost niet alleen veel tijd, maar is ook zeer foutgevoelig, om nog maar te zwijgen over de problemen bij het zoeken. Het komt maar al te vaak voor dat documenten per ongeluk in de verkeerde map worden opgeslagen of in meerdere versies op verschillende locaties beschikbaar zijn. Wie weet dan nog welk document het meest actuele is? Wijzigingsconflicten of activiteiten op basis van verouderde informatie kunnen processen ernstig in de war sturen.

Documentmanagement met klassieke DMS-oplossingen

Documentbeheersystemen of digitale archieven zijn een echte uitkomst om snel aan de hand van trefwoorden te zoeken. Ook zijn ze bij uitstek geschikt voor transparant versiebeheer en helpen ze wijzigingsconflicten voorkomen.

Wat deze systemen echter niet kunnen, is de structuur van een machine weergeven onafhankelijk van het document. Dit is een groot nadeel voor medewerkers in de machine- en installatiebouw, waar hoofdzakelijk in project- of productstructuren wordt gedacht. Wanneer zij informatie over een pomp opvragen, moeten ze bijvoorbeeld kunnen zien hoe vaak deze is gemonteerd en waar. Met eigenschappen of ‚tags‘ van het document is dit niet mogelijk.

Documentmanagement met DMS-oplossingen van het type DMStec

Met DMS-oplossingen van het type DMStec kunnen de structuren van een product, een installatie of een project geheel los van de documenten worden opgebouwd. Vervolgens kunnen de documenten in deze structuren worden ondergebracht. Dit gebeurt via referenties. Als er iets aan een document wordt gewijzigd, gebeurt dat op één centrale plek. Op andere plaatsen in het systeem wordt dan naar deze ene wijziging verwezen.

Dit principe vormt de basis voor automatisch aangemaakte machine- en projectmappen. Aan de structuren kunnen ook documenten worden gekoppeld die zijn verbonden met de levenscyclus van een machine, installatie of project. De statische machinemap verandert zo in een dynamische levenscyclusmap.

5.2 Productstructuren

Met DMStec kunnen productiebedrijven alle productinformatie in overeenstemming met de structuur van het product opslaan en documenten gedurende het hele proces adequaat beheersen. Informatie over de structuur van componenten ontstaat normaal gesproken tijdens het ontwikkelproces en wordt daarna door de productie- en serviceafdelingen gebruikt. In CAD-, PDM-, ERP– en CRM-systemen wordt informatie echter maar zelden doorlopend beheerd en gestructureerd opgeslagen. Klassieke mappenstructuren met grote hoeveelheden ongestructureerde gegevens zijn niet geschikt als Product Data Backbone voor versiebeheer of voor het goedkeuren of delen van documenten.

Wanneer een installatie bijvoorbeeld vijf motoren van hetzelfde type bevat dan zijn de bijbehorende specificaties en gegevensbladen op vijf verschillende locaties in de mappenstructuur opgeslagen. Een wijziging moet dus op vijf plaatsen worden doorgevoerd. Met trefwoorden kan wel inzichtelijk worden gemaakt dat deze specificaties iets met elkaar te maken hebben of zelfs identiek zijn, maar een eenduidige relatie kan er via de ‚tag‘ van een document niet worden gelegd. Dit kan alleen via de structuur van de installatie, want die  bestaat geheel los van een document.

Productstructuren ontstaan op basis van de technische aard of locatie van een installatie. Ze kunnen meerdere keren en onafhankelijk van elkaar bestaan. Productstructuren vormen een samenhangend geheel, waar documenten aan gekoppeld kunnen worden. Met behulp van verwijzingen wordt gewaarborgd dat informatie slechts één keer beschikbaar is en ook maar één keer wordt bewerkt.

Zo wordt een productstructuur, een installatie of een infrastructuurproject beheerd op een manier die helemaal los staat van het document. Met een klassieke mappenstructuur kan een bedrijf slechts op één manier naar de gemeenschappelijke gegevens kijken. Productstructuren laten dit principe los en bieden een dynamisch inzicht. Elk document komt slechts één keer voor en wordt met specifieke informatie opgeslagen en aan structuren met een logische samenhang gekoppeld. Het bevindt zich dus niet meer in een bepaalde map. De mappenstructuur is niet meer dan een (dynamisch) venster dat zicht biedt op het document.

Een engineer kijkt anders naar tekeningen en CAD-modellen van een component dan de productieafdeling. De laatste is meer geïnteresseerd in montage- en productierapporten, terwijl sales weer inzicht wil hebben in leveranciersoffertes, reclamaties etc. Elk document bestaat slechts één keer in het DMStec-systeem, zodat elke medewerker altijd toegang heeft tot de juiste en meest actuele versie.

5.3 PDM en DMS

Engineeringafdelingen en commerciële afdelingen werken vaak nog elk met hun eigen databases en documentbeheersystemen. Engineers slaan gegevens op in PDM/PLM-systemen – of doen aan een eenvoudige vorm van CAD-beheer. Afdelingen die met ERP-/SCM- of CRM-oplossingen werken, gebruiken elektronische documentmanagementsystemen (DMS) voor het opslaan en beheren van hun documenten en voor versiebeheer. Hierdoor is het praktisch onmogelijk om over de grenzen van afdelingen heen met dezelfde productgegevens en documenten te werken.

Het maakt niet uit of het nu de commerciële afdelingen of de engineers zijn die als eerste met documentbeheer aan de slag willen. Een technisch bedrijf met complexe producten heeft een centrale Product Data Backbone nodig die zowel DMS als PDM ondersteunt. Het PDM- en DMStec-systeem PRO.FILE beschikt over alle functies, waaraan zo’n Product Data Backbone moet voldoen. Bovendien is het zo flexibel dat de instap zowel via DMStec als via PDM kan gebeuren. Bij beide scenario’s is een uitbreiding naar een PLM-systeem mogelijk.

De ROI-calculator van PROCAD: Wanneer is een DMS/PLM-systeem rendabel?

Het is erg lastig om te bepalen wanneer de aanschaf van een PDM/DMS/PLM-systeem zinvol is. Er zijn nogal wat variabelen die van invloed zijn op het nemen van de juiste beslissing: het aantal engineers, het totaal aantal nieuw ontworpen onderdelen en hun gemiddelde kosten, het aantal hergebruikte onderdelen, varianten/nieuw ingekochte onderdelen per jaar en hun gemiddelde kosten. Maar ook het aantal handmatig samengestelde stuklijsten per week (en het uurtarief dat hiervoor wordt berekend), het aantal wijzigingen per week en de tijd die hiermee gemoeid is, zijn factoren die meebepalen of een PLM rendabel is of niet.

Met de ROI-calculator van PROCAD op http://www.procad.de/roi-kalkulator/ krijgen geïnteresseerde bedrijven op basis van hun eigen gegevens antwoord op de vraag of de aanschaf van een PLM-systeem zinvol is. De tool maakt inzichtelijk of PLM-oplossingen de bedrijfsprocessen voldoende ondersteunen, waar verbeterpotentieel zit en of een investering in PLM eigenlijk wel iets oplevert. PROCAD heeft al meer dan 1000 projecten met succes gerealiseerd en kan hierdoor zeer nauwkeurig inschatten of een PLM-oplossing de gewenste voordelen oplevert. Zo kan er een degelijk besluit worden genomen.

5.4 Levenscyclusmap

In de praktijk vormen offertes, bestellingen en orderbevestigingen in het ERP-systeem de eerste projectstructuren. Deze gegevens zijn met een referentie aan een (standaard)installatie gekoppeld en worden zo naar PRO.FILE DMStec doorgestuurd, waar vervolgens een lege machine- of levenscyclusmap wordt aangemaakt. De map wordt stap voor stap gevuld met alle documenten uit de mechanische en elektronische ontwikkelfase (CAD-modellen, tekeningen, schakelschema’s, stuklijsten, externe specificaties), de projectfase (technische specificaties, tekeningen van de klant, e-mailcorrespondentie, productiespecificaties), de kwaliteitsborgingsfase (opleveringsprotocollen) en de serviceafdelingen (servicerapporten).

Machinemappen die worden gegenereerd op basis van een end-to-end-Product Data Backbone vormen het uitgangspunt voor documentbeheersing. Hieronder wordt het koppelen van documenten aan taken en verantwoordelijkheden verstaan. Dit gebeurt op basis van structuren die los van de documenten ‘leven’. Documentbeheersing is eigenlijk een logische stap na de introductie van een Product Data Backbone voor DMStec en PDM. In de digitale evolutie is nu de fase van Product Lifecycle Management (PLM) bereikt.